Garantierte Struktur für System- und Modullieferanten

Die Verkürzung von Produktzyklen bei ständig steigender Komplexität eines Fahrzeugs stellt an die OEMs und ihre Lieferanten immer höhere Anforderungen. Gerade bei Produktentwicklungsprozessen liegt sehr viel Verantwortung auf Seiten der Systemlieferanten. Oft bildet der Systemlieferant die Schnittstelle zwischen dem OEM und Tier 2 oder Tier 3 Lieferanten bzw. auch einem Entwicklungsdienstleister.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Systemlieferant, OEM und Entwicklungspartner bedarf es über die notwendigen fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen hinaus einer Kooperation, die in jeder Projektphase partnerschaftlich, transparent, vertrauensvoll und durch klare Erwartungshaltungen geprägt ist. Schon im Beschaffungsprozess können Sie selbst entscheidenden Einfluss auf die Wahl des optimalen Lieferanten und damit Ihre Chance auf eine Beauftragung seitens OEM nehmen, indem Sie Ihre Anforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung an Ihren Tier 2/ Tier 3 Lieferanten oder Entwicklungspartner klar und strukturiert definieren.

textbild-1-dienstleisterbriefing-de Die Erstellung von Vergabeunterlagen ist jedoch sehr komplex: Kleinste Fehler in den Dokumenten können zu einem Ausschluss führen und damit zum Verlust eines potentiellen Auftrags.

Die richtige Struktur macht vieles leichter. Auch Ihren Job.

Unabhängig davon, ob Sie einen Bestandslieferanten oder einen neuen Lieferanten um die Abgabe eines Angebots bitten oder ihn zu einer Ausschreibung einladen: Für die meisten Zulieferer bedeutet dies oft Stress. Unter Zeitdruck müssen komplexe und aufwändige Vergabeunterlagen unter Berücksichtigung der vorgeschriebenen Formalitäten neben dem Tagesgeschäft bearbeitet und erstellt werden. Oft müssen verschiedene Abteilungen bzw. Gewerke in diesem Prozess zusammenarbeiten, was das Zeitmanagement nochmals zusätzlich kritisch macht und die Komplexität erhöht. So kann es schnell passieren, dass Sie bei der Sichtung der abgegebenen Angebote Ihrer Entwicklungsdienstleister feststellen, dass die Unterlagen nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, nicht professionell genug aufbereitet sind oder Ihnen wichtige Informationen fehlen und so der Eindruck entsteht, dass dieser Lieferant nicht qualifiziert genug ist und er so, obgleich er ein potentieller guter Lieferant wäre, durchs Raster fällt. Je besser also Ihr Briefing ist, umso genauer kann der Lieferant auch sein Angebot auf Ihre Anforderungen zuschneiden.

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Strukturierte Ausschreibungsunterlagen sind also die Basis für verständliche, valide und fachlich ausgereifte Angebote und gewährleisten von Anfang an eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Als Entwicklungsdienstleister unterstützen wir bei EDAG unsere Kunden täglich bei der Erstellung von Vergabeunterlagen und wissen deswegen sehr genau, was notwendig ist, um den Dienstleistern schon in dieser frühen Phase „das Leben leichter zu machen“ und welche Struktur ein Dienstleister-Briefing haben sollte.

Rahmenbedingungen für die Angebotslegung:

Recherchearbeiten zur Vorauswahl passender Lieferanten
Definition möglicher Unterstrukturen/Möglichkeit der Einbindung weiterer Tier 2 oder Tier 3
Benennung eigener Stakeholder für das Projekt als Ansprechpartner für Rückfragen
Herausstellung besonderer Risiken (Notwendigkeit spezieller Qualifikationen o.ä.)
Formatvorgabe für das Angebot
Nennung weiterer Prozessformalitäten

Benennen Sie dann den gewünschten Leistungsumfang möglichst genau, wie z.B. Produktion eines bestimmten Bauteils mit der genauen Angabe der Materialien. Stellen Sie eventuell erste Zeichnungen oder Designentwürfe zur Verfügung.

Weitere relevante Informationen können sein:

Zeit- bzw. Meilensteinplan, auch für Freigabeprozesse, Testings, etc.
Weitere Angaben, die für die Kalkulation von Interesse sein könnten, z.B. Mengenangaben, Abrufchargen von Bauteilen, Infos zu Standorten in unmittelbarer Nähe zum OEM

Für den Dienstleister ist es nicht nur wichtig, ein gutes Angebot abzugeben, sondern bereits jetzt Ihre Prozesse und die damit verbundenen Anforderungen zu verstehen und zu erkennen. Seien Sie also offen für Fragen und stellen Sie ihm folgende Infos zur Verfügung:

Personelles Setup:
- Ist Ihr Projektleiter bereits definiert?
- Gibt es ein festes Team, das für Besprechungen beim OEM zur Verfügung steht?
Technik/Zertifizierungen:
- Welche technischen Voraussetzungen muss der Dienstleister mitbringen (Plattformen, Software Programme, etc.)?
- Welche Zertifizierungen sind für die Auftragsvergabe zwingend notwendig?
Sind zusätzlich Vorgaben zu erfüllen? (z.B. Nachhaltigkeit)

Thomas Ketterle, Key Account Manager, ist mit allen Prozessen, Richtlinien und Anforderungen, auf die es in der Angebotsphase ankommt, bestens vertraut und kann Ihnen dabei helfen, das perfekte Dienstleister-Briefing zu erstellen, das am Ende auch zu einem erfolgreichen Projekt führen kann. Zudem hat er wertvolle Tipps für Sie, die Ihnen die Ausschreibungsphase bei allem Zeitdruck erleichtern wird.

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