Ist von der Digitalisierung einer Branche die Rede, kommen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schnell Sorgen auf vor komplizierten Arbeitsabläufen, wochenlangen Computerschulungen und Mehrarbeit wegen ständiger Pannen. Das Gegenteil ist richtig: Mehr Effizienz, höhere Bürgerzufriedenheit und eine Entlastung von stupiden Tätigkeiten gehören zu den Zielen der Digitalisierungsinitiative im Gesundheitswesen. Wie ein solches Modernisierungsprojekt tatsächlich gelingt, zeigt EDAG mit einem seinem stufenweisen Digitalisierungskonzept.
Noch ist das deutsche Gesundheitswesen nicht auf dem technischen und organisatorischen Stand, der mit den verfügbaren Tools und Lösungen möglich wäre. So müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Daten doppelt eingeben, Datensätze mühsam exportieren und versenden, statt sie von einer Anwendung zur anderen auf Knopfdruck zu übergeben, oder müssen manuell Auskünfte und Bescheinigungen erstellen. Andere Aufgaben bleiben liegen oder können nur verspätet abgearbeitet werden, was oft genug an anderer Stelle Zusatzaufwand nach sich zieht.
Die Vision eines digitalisierten Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) verspricht Abhilfe: Integrierte Lösungen statt Medienbrüchen und Insellösungen, (teil-)automatisierte Abläufe oder auch Self-Service-Portale für Bürgerinnen und Bürger, wo aktuelle Informationen abgerufen werden können und Bescheinigungen nach Legitimation automatisiert erstellt und übermittelt werden.
Wege zum digitalen ÖGD
Noch ist viel zu tun, bis diese Vision überall Realität wird. Immerhin hat die Politik eingesehen, dass es mit der Bereitstellung von Fördermillionen allein nicht getan ist. Im Rahmen des ÖGD-Paktes erfolgte die Entwicklung des „Reifegradmodells“, das aktuellen Förderanträgen zugrunde liegt. Dieses trägt der Tatsache Rechnung, dass Ausgangslage und Wissensstand in Kreisen und Städten höchst unterschiedlich sind, ebenso die Unterstützung durch das jeweilige Bundesland.
Das Reifegradmodell dient in erster Linie dazu, den aktuellen Ist-Zustand zu erfassen. Dazu werden 200 Kriterien in acht Bereiche („Dimensionen“) zusammengefasst, die Reifegrade für jede Dimension werden in fünf Stufen unterschieden. Auf dieser Grundlage können Digitalisierungsprojekte passgenau entwickelt und einzelne Maßnahmen zur Verbesserung der digitalen Reife als kurzfristige, mittelfristige oder langfristige Teilprojekte priorisiert werden. 
Weitere Unterstützung zur Definition und Ausarbeitung von Digitalisierungszielen und -konzepten bieten damit verbundene Handlungsempfehlungen, die erste Erfahrungen in Form von Best Practices innerhalb der Dimensionen und Subdimensionen darstellen.
Externe Unterstützung nötig
Doch die größte Hürde kann auch dieses Tool nicht aus der Welt räumen: der gravierende Personalmangel in Ämtern, Behörden und Gesundheitseinrichtungen. Neben den Köpfen fehlt es teils auch an Know-how, also an IT-Expertise und an Erfahrungen im Projektmanagement, aber auch an Konzepten zur Digitalisierung, die explizit auf das Heben von Effizienzpotenzialen ausgerichtet sind.
Spätestens zur Umsetzung des Projektes, oft genug aber bereits bei der Projektentwicklung und zum Beantragen der benötigten Fördergelder benötigen Gesundheitsbehörden daher externe Unterstützung. Ein möglicher Partner, der die Anforderungen für diese Aufgabe erfüllt, ist die EDAG Group. Hier findet sich in der Abteilung Public Services sowohl langjähriger Sachverstand im Gesundheitswesen als auch Erfahrungen mit dem gesamten Bereich der öffentlichen Hand und der Integration von Bürgerservices in allen Bereichen der Verwaltung.
EDAG hat bereits in mehreren Projekten im Gesundheitswesen seine Kompetenzen unter Beweis gestellt. Ein Beispiel ist das Projekt „Smart umsorgt im ländlichen Raum“ des Landkreises Gießen oder die Einrichtung der ELFA-Geschäftsstelle Interoperabilität im Öffentlichen Gesundheitsdienst des Landes Hessen.
Zu den Dienstleistungen gehören unter anderem die Entwicklung von Digitalisierungskonzepten und Projekten anhand der Projektideen der Verantwortlichen und den identifizierten Bedarfen. EDAG übernimmt dazu klassische Projektoffice-Tätigkeiten, sucht weitere Verbundpartner, falls benötigt und unterstützt beim Schreiben von Förderanträgen und führt die erforderlichen Reifegrad-Messungen durch. Dabei können die Digitalisierungs-Experten auf Erfahrungen mit verschiedenen Förderformaten zurückgreifen, wie etwa ÖGD-Pakt, Modellprojekte Smart Cities usw.
Ein wichtiger Aspekt ist insbesondere im Rahmen der Digitalisierung das Implementieren neuer, effizienterer Prozesse, die sich der neuen Fähigkeiten einer stärker digitalisierten Infrastruktur zunutze machen. Bei der Prozessmodellierung können beispielsweise (Teil-)Automatisierungen berücksichtigt werden, die Mitarbeitende von repetitiven manuellen Tätigkeiten entlastet und so Raum schafft für komplexere Aufgaben und eine Reduktion von Überstunden.
Daneben bietet EDAG auch die Koordination von mehreren Auftragnehmern mit ähnlichen Anliegen an. Der Zusammenschluss in Verbünden ermöglicht eine gemeinsame Beschaffung und Entwicklung von Lösungen. Dadurch können die Aufwände verringert und Kosten eingespart werden. Zudem profitieren die Beteiligten unmittelbar von Erfahrungen und Verbesserungsideen der weiteren Partner.
Mitarbeitende im Blick
Einen starken Fokus legt EDAG auf das Einbeziehen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – nicht nur als Teilnehmende von Schulungen, sondern als Beteiligte des Projektes und wertvolle Wissensträger, die das Projekt bereichern und mitgestalten. Hier kommt es oft auf ein feinfühliges Herangehen an, damit sich die Betroffenen öffnen und ihre Sorgen und Ängste preisgeben. Das kann auch im Einzelgespräch erfolgen, wenn nötig.
Denn es gilt zum einen, den Wissensstand und die Einstellungen der Mitarbeitenden frühzeitig zu erfassen, aber auch deren Erwartungen und Anforderungen. Neben den Konsequenzen, die sich daraus für die IT-Ausstattung und die Wahl der Fachanwendungen ergibt, leitet sich daraus unter anderem ab, wie hoch der Schulungsbedarf ist, welche Inhalte in den Fokus gestellt werden müssen, und wie die weitere Kommunikation im Verlauf des Projektes gestaltet werden muss. Diese ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen eines solchen Projektes.
Ein Beispiel: Nicht selten sind Anwenderinnen und Anwendern die anstehenden Änderungen nicht in aller Konsequenz klar, was dazu führt, dass an gewohnten, aber ineffizienten Prozessen festgehalten wird – die mit den neuen Systemen nur mit noch mehr Aufwand realisiert werden können. Hier gilt es, die Änderungen klar zu verdeutlichen und aufzuzeigen, wie die neuen Prozesse aussehen und wie Effizienzgewinne erzielt werden können. Wurden die Mehrwerte der Digitalisierung nicht ausreichend vermittelt, fehlt es schnell an Unterstützung für das Projekt und die Neuerungen werden abgelehnt. In der Folge werden die täglichen Arbeitsabläufe mit Ineffizienzen belastet, im schlimmsten Fall droht sogar verstärkte Personalabwanderung.
Aus diesem Grund sind bei der Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes Lösungen „von der Stange“ in der Regel weniger sinnvoll. EDAG reagiert darauf mit der Entwicklung individueller Konzepte, die Ausgangslage und Wissensstand der Beteiligten berücksichtigen, ebenso weitere Faktoren wie beispielsweise die eingesetzten Fachanwendungen oder die Unterstützung durch das jeweilige Bundesland. So sind in manchen Ämtern zentrale Dienste oder explizit Digitalisierungsbeauftrage verantwortlich, die bei so einem Projekt eine führende Rolle einnehmen, während in anderen Kommunen und Städten die Entscheidungskompetenz beim Bürgermeister liegt oder eine eigene Stabsstelle für Projekte aller Art existiert.
Darüber hinaus korrespondieren manche Services des ÖGD mit Angeboten einer „Smart City“, so dass auch darauf zu achten ist, inwiefern hier Vernetzungen oder konsistente Bedienoberflächen der Bürgerportale zu beachten sind. Auch dies gehört zu einer zukunftsfähigen IT-Landschaft, die leicht für künftige Entwicklungen und Anforderungen von „Smart Health“ fit gemacht werden kann.
Planen auch Sie ein Digitalisierungsprojekt im Öffentlichen Gesundheitsdienst? Dann sprechen Sie mit unserer ÖGD-Expertinnen Dr. Nicole Richardt, Project Leader, und Nicole Moser, Specialist Consultants Smart Health, oder mit Judith Schultze, Business Development & Sales bei EDAG. Oder laden Sie sich gleich hier unser Whitepaper „Den Weg zur Digitalisierung des ÖGD ebnen“ herunter. Hier finden Sie weitere Details zum Reifegradmodell im ÖGD, welche Schritte sich bei der Digitalisierung im Gesundheitswesen bewährt haben sowie Tipps zur Auswahl eines geeigneten externen Partners.
