Kulinarische Genüsse und eine erstklassige Unterbringung, zuverlässiger Shuttleservice und ein ansprechendes Rahmenprogramm – für viele Agenturen gehört dies zu den Grundlagen. Doch wenn es darum geht, auch die Fahrzeuge für eine gelungene Präsentation aufzubereiten und stets funktionsfähig zu halten, müssen die meisten passen. Nicht so der EDAG Event-Service für Launch und Erlebnisfahrten.
Ob im winterlichen Schweden, unter der heißen Sonne Namibias oder an der portugiesischen Küste – Launch-Events, Pressevorstellungen oder auch Management-Vorstellungsfahrten der Automobilbranche sollen für Teilnehmerinnen und Teilnehmer immer ein beeindruckendes Erlebnis darstellen. Die positive emotionale Ansprache ist elementares Ziel dieser Veranstaltungen – beispielsweise um Vertriebspartnern den nötigen Kick für erfolgreiche Verkaufsgespräche zu geben oder um die Motorpresse von Qualität, Leistungsfähigkeit und Innovationskraft der präsentierten Fahrzeuge zu überzeugen. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Verantwortlichen des Events. Sowohl die Betreuung der Gäste als auch sämtliche Aufgaben rund um das „rollende Material“ müssen auf höchstem Niveau ausgeführt werden.
Event-Organisation mit externer Unterstützung
Automobilhersteller sehen sich derzeit vor großen Herausforderungen. Eine stürmische technische Entwicklung und eine volatile Wirtschaftslage führen dazu, dass die internen Ressourcen neu austariert werden.
Manche brauchen lediglich zusätzliche Ressourcen, um die vielfältigen Aufgaben rund um das Eventgeschäft und die damit verbundene Fahrzeuglogistik stemmen zu können. Andere suchen nach externem Know-how, wie etwa Start-ups und Newcomer, die neu auf den deutschen und europäischen Markt vordringen und selbst noch keine oder wenig Kenntnisse haben über Eventlocations, geeignete Testgelände und attraktive Strecken für Ausfahrten.
Neue Modelle als technische Herausforderung
Eine wesentliche Aufgabe ist die Aufbereitung der Fahrzeuge, so dass sie sich zum Auftakt des Events perfekt präsentieren. Während der laufenden Veranstaltung gilt es aber auch, Defekte schnell zu beheben oder andere auftretende Probleme unverzüglich zu lösen. Da es sich meist um neue Fahrzeugserien oder -modelle handelt, fehlen den Technikern noch spezifische Kenntnisse. Deshalb sind hier kundige Spezialisten gefragt, die mit ihrem Erfahrungsschatz, ihrer Kreativität und ihrem Improvisationstalent in der Lage sind, die Ursachen für Störungen schnell zu ermitteln und zu beseitigen. Die Qualität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der mobilen Werkstatt ist entscheidend dafür, die Einsatzfähigkeit schnell wieder herzustellen und dauerhaft zu gewährleisten
Abbildung 1: EDAG bringt eine eigene mobile Werkstatt mit dem nötigen Fachpersonal mit.
Erleben Sie in unserem Drohnenvideo, wie der EDAG Eventservice zum Leben erwacht!
Internationale Logistik beherrschen
Eine der zentralen Aufgaben ist es, die benötigten Fahrzeugen zum Tag X am Ort Y bereitzustellen. Das bedeutet unter Umständen auch eine dreistellige Anzahl von Autos über Landesgrenzen zu transportieren. Solche Überführungen betreffen nicht nur den EU- oder EWR-Raum, sondern können im gesamten europäischen Kontinent oder auch nach Afrika stattfinden. Dabei gilt es, Einfuhr-, Zoll- und Transport-Vorschriften zu beachten sowie die entsprechenden Anträge zu stellen bzw. Genehmigungen einzuholen. Für manche Auftraggeber ist in diesem Zusammenhang auch relevant, dass die Partner im gleichen Land ansässig sind, beispielsweise weil Firmenstatuten lokale Anbieter bevorzugen, oder weil in lokalen Währungen abgerechnet werden kann.
Alles aus einer Hand
Als ein Partner, der die genannten Kompetenzen unter einem Dach vereint, bietet sich die EDAG Group an. Ihre zahlreichen Niederlassungen weltweit sind jeweils mit den rechtlichen Voraussetzungen vor Ort vertraut und können somit eine rechtskonforme Logistik gewährleisten. Zudem werden damit auch die Anforderungen an Auftragsvergabe und Geldströme abgedeckt.
Experten für Versuchs- und Fahrzeugbau, die ein umfangreiches Wissen sowohl in der Hardware wie in der Software der Fahrzeuge mitbringen, ebenso bei der Datenerhebung und -auswertung, bieten optimale Unterstützung bei der Aufbereitung der Fahrzeuge sowie der laufenden Instandhaltung mittels einer mobilen Werkstatt während des laufenden Events.
Zugleich bietet der Event-Bereich erfahrene Fachleute für Konzeption, Planung und Durchführung von Launch-Events, Pressevorstellungen oder Track-Days.
Abbildung 2: Das EDAG-Team auf dem Weg nach Portugal zu einem Fahrzeug-Event.
So können sich Auftraggeber sicher sein, dass alle anfallenden Aufgaben berücksichtigt und zuverlässig abgearbeitet werden. Anders als bei einer Aufteilung zwischen einer Event-Agentur und einem technischen Service-Anbieter, womöglich noch zusätzlich einem Logistik-Dienstleister, sind hier keine aufwändigen und fehleranfälligen Abstimmungsprozesse nötig. Ansprechpartner, Kommunikationswege und Aufgabenverteilungen sind eingespielt und gewährleisten zuverlässige und effiziente Abläufe.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob Ihnen eine externe Event-Organisation Effizienzpotenziale erschließen kann? Sind Sie auf der Suche nach einem Partner, der für Ihre Events zügig geeignete Locations vorschlagen und die gesamte Durchführung aus einer Hand anbieten kann? Dann sprechen Sie mit Michael Rittger, Senior Project Manager Versuchs- und Fahrzeugbau und Torsten Schmelz, Manager Vehicle Validation. Oder laden Sie sich gleich hier unser Whitepaper „Rundum-Event-Service für Fahrzeuge und Gäste“ herunter, das Ihnen aufzeigt, welche Detailaufgaben das Angebot umfasst und warum das EDAG-Team nachgewiesenermaßen in allen Feldern die nötigen Kompetenzen mitbringt.
